BUDOWA I ROZWÓJ BIURA WSPARCIA PROJEKTÓW

TenStep oferuje kompleksowe wsparcie dla Biur Projektów. Pomagamy organizacjom w tworzeniu nowych komórek organizacyjnych PMO, doskonalimy istniejące PMO, oferujemy wsparcie dla organizacji, które chcą wspierać projekty, ale z pewnych powodów nie mogą lub nie chcą utworzyć osobnej komórki PMO. Oferujemy także usługi Wirtualnego PMO.

 

  Utworzenie Biura Wsparcia Projektów

Opis sytuacji

PMO nie istnieje, organizacja rozwija się, realizuje coraz więcej projektów, wzrasta liczba kierowników projektów, brakuje systemowego wsparcia projektów. Rolę Biura Projektów pełnią różne jednostki organizacyjne. Jest potrzeba skupienia wsparcia projektów w jednej komórce organizacyjnej, przeprowadzenie centralizacji, lokalizacji lub innej reorganizacji, by funkcja PMO była reprezentowana przez jedną komórkę.

Proponujemy następujący pakiet usług

  • Tworzenie wizji stanu pożądanego projekty/portfele/PMO (Future State Vision)
  • Analiza stanu obecnego (Current State Analysis)
    • Analiza bieżącej struktury organizacyjnej, ról i odpowiedzialności (w obszarze dotyczącym PM/PMO)
    • Analiza wymagań kluczowych interesariuszy (spotkania z reprezentantem najwyższej kadry zarządzającej w celu określenia pożądanej roli komórki PMO w organizacji)
  • Opracowanie propozycji nowej struktury organizacyjnej wraz z listą uprawnień i odpowiedzialności (np. PMO centralne, lokalne) oraz wzajemnych powiązań między komórkami współpracującymi – zdefiniowanie roli PMO w organizacji
  • Opracowanie propozycji zmian regulaminów (np. organizacyjnego, prowadzenia inwestycji itp.)
  • Zdefiniowanie procesów i procedur wewnętrznych, przygotowanie narzędzi wspierających bieżącą pracę PMO – formularze, listy kontrolne, instrukcje itp.
  • Metodykę dla PMO (PMOStep)
  • Określenie struktury wewnętrznej PMO wraz z określeniem ról w ramach PMO
  • Zarządzanie zmianą organizacyjną

Forma: Badania i analizy, warsztaty i konsultacje

 

  Doskonalenie Biura Wsparcia Projektów

Opis sytuacji

PMO istnieje, chce doskonalić swoje usługi, lepiej wspierać projekty, zidentyfikować lub zwiększyć wartość wnoszoną do organizacji i dla kadry zarządzającej, chce zweryfikować jakość świadczonego wsparcia, poszerzyć zakres usług, lepiej odpowiadać na potrzeby interesariuszy.

Proponujemy następujący pakiet usług

  • Analiza stanu obecnego (Current State Analysis)
  • Tworzenie wizji stanu pożądanego (Future State Vision)
  • Przygotowanie Planu Rozwoju PMO pod kątem maksymalizacji wartości PMO dla organizacji
  • Zdefiniowanie i zaplanowanie projektów realizujących Plan Rozwoju PMO

Forma: Badania i analizy, warsztaty i konsultacje

 

  Jednoosobowe PMO

Opis sytuacji

Wszystkie funkcje PMO pełni jedna lub kilka osób jako dodatkowe obowiązki. PMO nie jest osobną komórką organizacyjną. Nie ma też takiej potrzeby ze względu na rozmiar organizacji. Trzeba jednak uporządkować i wspierać projekty. Jest ich coraz więcej i są coraz ważniejsze.

Proponujemy następujący pakiet usług

  • Wsparcie w uporządkowaniu procedur zarządzania projektami
  • Wsparcie w uporządkowaniu procesu wyboru i priorytetyzacji projektów
  • Wsparcie metodyczne (gotowe procesy, procedury, metodyki, narzędzia, materiały informacyjne dotyczące zarządzania projektami i inne)
  • Doradztwo w zakresie dalszego rozwoju funkcji PMO
  • Project HelpDesk – konsultant „pod telefonem” – szybkie doradztwo we wszelkich tematach związanych z projektami, portfolio, PMO, konsultowanie wypracowywanych wewnętrznie rozwiązań, natychmiastowy dostęp do wiedzy „jak to rozwiązali inni”, „jak to działa na świecie”

Forma: Warsztaty i konsultacje

Jeśli jest taka potrzeba – zapewniamy również specjalistyczne szkolenia dot. pracy i wyzwań PMO, zarządzania projektami, szczegółowych tematów takich jak ryzyka czy harmonogramowanie, zarządzania zmianą.

 

  Wirtualne Biuro Wsparcia Projektów

Opis sytuacji

W organizacji brakuje ludzi, czasu i zasobów, by realizować funkcje wsparcia projektów. Jest jednak taka potrzeba. Organizacja musi natychmiast uporządkować projekty i nie chce zajmować się problemami z tym związanymi – chce to zlecić na zewnątrz.

Proponujemy następujący pakiet usług

  • Zbieranie i konsolidacja danych o projektach, tworzenie raportów projektowych i portfelowych
  • Monitoring projektów szczególnie ważnych dla organizacji
  • Utrzymywanie repozytorium dokumentów projektów
  • Określenie procedur i standardów zarządzania projektami dla organizacji
  • Tworzenie harmonogramów projektów, definicji projektów (project charter), propozycji projektów (value proposition, business case)
  • Inne, typowe dla funkcji PMO (patrz wyżej), wybrane przez Klienta

Forma: Badania i analizy, warsztaty i konsultacje